Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник письменно излагает причины сложившейся ситуации. Трудовой кодекс обязывает работодателя запросить такое объяснение, до того как применить дисциплинарное взыскание — замечание, выговор или увольнение. Письменное объяснение также обязательно, если работник причинил компании материальный ущерб, — этого требует статья 247 ТК РФ.
Иногда объяснительную просят написать и без планов кого-то наказывать. Например, руководитель хочет понять, почему сорвалась поставка, или в компании идёт служебная проверка после жалобы клиента. Тогда объяснительная помогает восстановить картину событий, и на этом всё заканчивается.
Для работника этот документ — возможность написать свою версию событий и повлиять на исход или решение. Выбирая наказание, работодатель обязан учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он произошёл. Об этих обстоятельствах компания узнаёт как раз из объяснительной. Одно дело, когда человек проспал, и совсем другое, когда он всю ночь провёл в больнице с ребёнком.
Написать объяснительную могут попросить в разных ситуациях:
«Если у сотрудника не запросили объяснение и сразу вынесли наказание, работодатель нарушил установленный законом порядок. Такое решение можно оспорить».
Обжаловать несправедливое наказание работник может в трудовой инспекции — лично или онлайн через сервис «Онлайнинспекция.рф», в комиссии по трудовым спорам, если она сформирована у работодателя, или в прокуратуре. Для этого нужно написать жалобу в свободной форме, приложить копию приказа о дисциплинарном взыскании и документы, подтверждающие невиновность работника. Ещё один способ — обратиться в суд, но исковое заявление составляют уже не в свободной форме, а по требованиям Гражданского процессуального кодекса.
Закон не делит объяснительные на виды — это делает практика.
Шаблон у обоих видов одинаковый, различается только содержание.
Объяснительную легко перепутать со служебной запиской, но задачи у этих документов разные. Служебную записку чаще пишут по собственной инициативе, чтобы предложить идею, сообщить о проблеме или запросить ресурсы. Объяснительная пишется по требованию руководителя и всегда о том, что уже произошло.
Можно. Работник вправе отказаться, потому что объяснение остаётся правом, а не обязанностью. По Трудовому кодексу наказывают только за неисполнение рабочих обязанностей, а объяснительная в них не входит. Поэтому за сам отказ санкций не будет.
Но отказ не означает, что вопрос закрыт. Система работает так: работодатель запрашивает объяснение, обычно письменным уведомлением под подпись, чтобы зафиксировать дату, и ждёт два рабочих дня. Если объяснения нет, при свидетелях составляют акт об отказе, и дальнейшее расследование инцидента продолжается уже без него.
Поэтому написать объяснительную выгоднее, чем молчать. Это способ официально изложить свою позицию, назвать уважительные причины и приложить подтверждающие документы.
Исключение — когда человека заставляют признаться в том, чего он не делал, или диктуют готовые формулировки. Подписывать чужой текст работник не обязан. Если руководство давит и требует «признание», человек вправе отказаться и пожаловаться в трудовую инспекцию.
Строгого шаблона у этого документа нет. Как писать объяснительную, от руки или на компьютере, сотрудник выбирает сам. Обычно её оформляют на листе формата А4 и придерживаются делового стиля — только факты, без эмоций, оценок и обвинений.
Шаблон объяснительной записки состоит из четырёх частей.
Про уважительную причину стоит написать отдельно. Закон не приводит списка таких причин, но на практике так называют обстоятельства, на которые человек не мог повлиять: болезнь, ДТП, коммунальную аварию, сбой транспорта. Слова желательно подкрепить документами — подойдёт справка из медицинской организации, из ГИБДД о ДТП или из управляющей компании о прорыве трубы.
«Иногда требования к содержанию объяснительной записки закреплены во внутренних регламентах компании, тогда ориентируйтесь на них».
Хорошая объяснительная отвечает на три вопроса: что случилось, почему и что уже сделано, чтобы исправить последствия. Об остальных правилах с примерами рассказали в таблице.
|
Суть |
Как не надо |
Как надо |
|
Пишите от первого лица и о конкретных действиях |
Отчёт не был отправлен в срок |
Я не отправил отчёт 15 июля |
|
Указывайте точные даты, время и факты |
Недавно я немного задержался |
17 июля я опоздал на 40 минут |
|
Не перекладывайте вину на коллег и не оценивайте их действия |
Бухгалтерия, как всегда, прислала данные в последний момент |
Я получил данные позже срока и не успел их проверить |
|
Не оправдывайтесь на полстраницы |
Подробный рассказ о пробках, будильнике и погоде |
Одно-два предложения о причине и ссылка на подтверждающий документ, если он есть |
Если ошибка действительно была, напишите, какой вывод сделали и как планируете не допустить повторения. Руководители обращают внимание на такие формулировки, когда решают, ограничиться беседой или объявить замечание.
«Не пишите того, чего не было. Выдуманная причина легко вскрывается при проверке, и тогда вопросы у руководителя возникают уже не к ошибке, а к честности сотрудника. Если спор дойдёт до суда, обман лишит объяснение веса».
Шаблон объяснительной записки — это пустой бланк с полями. Образец — тот же бланк, но уже с готовым текстом: по нему удобно свериться, что и как писать. Подготовили и то, и другое.
Скачать шаблон объяснительной записки в формате DOCX можно здесь. Распечатайте его, заполните от руки или впишите текст в электронном виде и отправьте руководителю.
Чаще всего объяснительную пишут из-за опоздания. Объяснительная за опоздание на работу повторяет ту же структуру — меняются только описание ситуации и подтверждающий документ.
Если работник опоздал по неуважительной причине, лучше написать честно, как есть. Выдуманные обстоятельства легко проверить, а искренность руководители обычно ценят выше отговорок.
Сроки хранения кадровых документов для всех организаций, включая частные компании, устанавливает перечень Росархива. Отдельной строки для объяснительных в нём нет, поэтому кадровики ориентируются на близкие категории. Документы о нарушении трудовой дисциплины хранятся три года — этот срок считают безопасным ориентиром и для объяснительной, которая стала основанием для замечания или выговора.
Обычно работодатель хранит документ в личном деле сотрудника или вместе с материалами о нарушении. Забрать объяснительную обратно не получится: после передачи руководителю она становится частью кадрового делопроизводства компании.
Само наказание действует год. Если за это время человек не получил нового дисциплинарного взыскания, прежнее снимается автоматически. На срок хранения документа это не влияет.
Нарушение порядка — это отступление от процедуры, которую устанавливает статья 193 ТК РФ. Прежде чем наказать сотрудника, компания обязана пройти пять шагов.
За один проступок наказать разрешается только один раз — это правило зафиксировано в той же статье.
Зная эти шаги, легко проверить, всё ли компания сделала по закону. Если какой-то этап пропущен — у сотрудника не запросили объяснение, наказали позже месяца со дня обнаружения нарушения или дважды за одно и то же, — решение считается незаконным. Обжаловать его можно в трудовой инспекции, комиссии по трудовым спорам, если она создана в компании, прокуратуре или суде. За нарушение процедуры работодателю грозит штраф — до 50 000 ₽ для организации и до 5000 ₽ для должностного лица.