Перевести кадровый документооборот в цифровой формат
Ускорить подписание документов для распределённой команды
Минимизировать юридические риски из-за задержек в подписании документов или утери оригиналов
Снизить негативное воздействие на окружающую среду и повысить устойчивость компании
Повысить прозрачность кадровых процессов и снизить затраты на бумагу и логистику
Оцифровали все кадровые процессы — от приема до увольнения — с помощью HRlink
Ускорили реагирование на запросы регуляторов, которым передаются кадровые данные
Оптимизировали рутинные процессы и повысили эффективность работы сотрудников
кадровых процессов оцифрованы с помощью HRlink
занимает подписание кадровых документов
сэкономили на ФОТ, бумаге и курьерской доставке
Всего за 2 недели перевели НПФ «Ренессанс Накопления» на КЭДО после успешного внедрения HRlink в СК «Ренессанс Жизнь».
Страховая компания «Ренессанс Жизнь» с 2004 года оказывает услуги по страхованию жизни и здоровья, а негосударственный пенсионный фонд «Ренессанс Накопления» развивает программы долгосрочных сбережений и обязательного пенсионного страхования. В компаниях работают более 1300 сотрудников, сеть насчитывает 101 офис в 9 федеральных округах России.
При таком масштабе кадровый документооборот вёлся централизованно через московский офис. До внедрения электронного документооборота (КЭДО) документами обменивались через курьерские и почтовые сервисы или личные визиты в офис.
В период пандемии часть команды перешла на гибридный и дистанционный форматы работы. Это повлияло на организацию кадрового производства, поскольку некоторые сотрудники, руководители и кадровые специалисты работали в разных городах и часовых поясах, из-за чего согласование и подписание документов затягивалось.
К началу внедрения КЭДО доля иногородних сотрудников составляла 30%, работающих дистанционно в Москве и МО — порядка 45%. Из-за этого подписывать документы и получать от удаленных сотрудников оригиналы стало сложнее.
Кроме того, открытие новых представительств в регионах нередко сопровождалось неудобствами для команды: сотрудники были вынуждены печатать, сканировать документы и пересылать оригиналы почтой.
Переход на кадровый электронный документооборот стал логичным этапом развития компании. При федеральной сети офисов и распределённой команде обмен бумажными документами требовал значительных затрат времени и ресурсов.
HR-команда стремилась упростить взаимодействие с сотрудниками и кандидатами, сократить расходы на обработку и пересылку документов, а также снизить юридические риски, связанные с задержкой получения или утратой оригиналов.
Ещё одной задачей была оптимизация кадрового администрирования. Компания планировала автоматизировать рутинные операции, повысить эффективность работы специалистов и сдерживать рост затрат на кадровую функцию по мере увеличения численности персонала.
«Одним из важных факторов перехода на КЭДО стала возможность быстрее отвечать на запросы регуляторов — Пенсионного фонда РФ, СФР и Банка России. Электронный архив позволяет в любой момент найти и выгрузить подписанный документ, не обращаясь к бумажному архиву. Это сокращает время подготовки ответов и снижает трудозатраты HR-специалистов».
Выбору системы электронного кадрового документооборота предшествовала подготовительная работа. Сотрудники департамента по работе с персоналом и организационной структуре участвовали в профильных митапах и вебинарах, изучали практики внедрения КЭДО и возможности различных решений. На основе этой работы команда сформировала требования к системе, которые легли в основу технического задания для тендера.
В конкурсе участвовали 5 поставщиков. По итогам оценки компания выбрала HRlink. При принятии решения учитывали не только функциональные возможности системы, но и качество сопровождения проекта.
Важными преимуществами стали внедрение под ключ с обучающими материалами, вебинарами и поддержкой специалистов HRlink на всех этапах, возможность удалённого подтверждения личности сотрудников и подписания документов по СМС или паролю, а также простой и интуитивно понятный интерфейс.
В проекте участвовали сотрудники HR-подразделения, ИТ-команды, проектного офиса и бухгалтерии. На подготовительном этапе компания разработала нормативные акты для перехода на КЭДО, подготовила презентацию с описанием нового процесса и его преимуществ для сотрудников. Настройка HRlink и интеграция с корпоративной системой «1С:ЗУП» заняли всего несколько часов.
Для внедрения компания выбрала поэтапный подход. С января по июнь 2023 года HRlink тестировали на небольшой пилотной группе, последовательно переводя в электронный формат отдельные виды кадровых документов.
«Поскольку это был наш первый опыт внедрения КЭДО, мы переносили документы в HRlink постепенно и тестировали каждый вид отдельно. После завершения пилота совместно с ИТ-подразделением устранили выявленные ошибки и подключили к системе остальных сотрудников».
После пилотного этапа систему масштабировали на всю организацию. Сотрудники, подключавшиеся позже, могли обращаться за помощью к коллегам, уже работавшим в HRlink, что упростило адаптацию к новому формату.
При этом ИТ-команда выстроила интеграцию с «1С:ЗУП» таким образом, чтобы её можно было легко адаптировать к изменениям внутренних процессов и нормативных требований, а возможные технические сбои минимально влияли на работу с кадровыми документами.
Наиболее позитивно переход на цифровой документооборот восприняли специалисты кадрового блока. Компания поддержала развитие их экспертизы: выделила бюджет на обучение и регулярно поощряла участие в курсах и семинарах по КЭДО. К моменту внедрения HRlink специалисты отдела кадрового администрирования уже рассказывали коллегам о преимуществах КЭДО и возможностях системы.
«Конечно, были и те, кто настороженно отнёсся к цифровизации. Сотрудников волновали вопросы сохранения бумажной трудовой книжки и возможности получать документы в привычном виде. Мы провели опрос, организовали встречи с сотрудниками и подробно ответили на все вопросы — в частности, об информационной безопасности и о том, как HRlink защищает персональные данные».
НПФ «Ренессанс Накопления» — дочерняя компания СК «Ренессанс Жизнь», процессы здесь строятся аналогично, поэтому при внедрении HRlink команда опиралась на опыт первого проекта.
«После успешного внедрения HRlink в СК „Ренессанс Жизнь“ мы приняли решение начать проект в НПФ „Ренессанс Накопления“ уже в декабре 2025 года. Это самый горячий месяц, когда активно идут продажи и завершаются многие бизнес-процессы года. Драйвером перехода на КЭДО стало выступление генерального директора фонда, который призвал сотрудников внедрять современные технологии и эффективно использовать имеющиеся ресурсы».
При внедрении учли предыдущий опыт: все кадровые документы сразу загрузили в систему и перевели на КЭДО полный штат без пилотного запуска. Благодаря этому внедрение заняло всего 2 недели в январе 2026 года.
Опираясь на решения, реализованные ранее для СК «Ренессанс Жизнь», ИТ-специалисты настроили новые формы кадровых документов и внесли изменения в логику и параметры интеграционного модуля. Гибкая архитектура, созданная в ходе первого проекта, позволила в максимально сжатые сроки адаптировать HRlink под процессы НПФ.
«Общее количество трудочасов команды разработки на внедрение в обеих компаниях составило около 400. 360 часов потребовалось для СК „Ренессанс Жизнь“ и 40 часов — для НПФ „Ренессанс Накопления“, поскольку около 90% технических и методологических решений было перенесено из предыдущего проекта. Решающую роль в успешной реализации проектов за столь короткий срок сыграли высокий профессионализм и слаженная работа нашей ИТ-команды, а также понятные коммуникации для сотрудников фонда».
Компания полностью перевела кадровый документооборот в электронный формат: сегодня в системе оцифрованы 100% кадровых процессов — от приема сотрудников до увольнения. Срок подписания кадровых документов офисными сотрудниками сократился с 1,5 часа до 30 минут, а дистанционными — с 4 дней до 2 часов.
На 60% снизилась нагрузка на курьерские службы, что позволило сократить расходы более чем на 1,35 миллиона рублей. За время использования КЭДО компания сэкономила 220 тысяч листов бумаги (эквивалент 26 деревьев и около 250 тысяч рублей), а также уменьшила площадь помещения для хранения бумажного архива.
При росте штата на 40% — с 970 до 1370 сотрудников — компании не потребовалось увеличивать численность специалистов кадрового администрирования. Экономия на фонде оплаты труда составила почти 1,8 миллиона рублей в год.
Благодаря КЭДО кадровые специалисты работают в единой системе, где сразу видят все поступающие заявления на приём, перевод и увольнение, запросы справок и документы на материальную помощь, подписанные электронной подписью сотрудника. Это позволяет быстрее выполнять задачи полностью удалённо. Руководители также отмечают удобство системы: они могут просматривать документы, оставлять комментарии, согласовывать и подписывать их в несколько кликов.
«Цифровизация показывает прогрессивный подход компании и привлекает молодых специалистов, ускоряет процесс подбора, расширяет географию поиска и повышает вариативность выбора лучших кандидатов. Со времени внедрения КЭДО доля удаленных сотрудников выросла с 30% до 52%, а средний срок подбора сократился с 30 до 19 дней. Кроме того, мы автоматизировали процесс получения карт банка-партнёра и оформление перехода сотрудников на зарплатный проект».
Спустя два года после полного перехода на КЭДО компания продолжает развивать цифровые HR-процессы. По словам команды, дополнительным преимуществом стало появление мобильного приложения HRlink, благодаря которому подписывать документы теперь удобнее как сотрудникам, так и руководителям.
«Мы ни разу не пожалели о принятом решении. Тем, кто только думает о переходе на КЭДО, я бы порекомендовала не бояться вести диалог с командой. Советую быть готовыми к открытому общению с каждым сотрудником и оперативно реагировать на настроение коллектива. Если замечаете растущий уровень тревожности или негативное восприятие нового процесса, важно показывать личный пример использования технологий».